Guia sobre el registre de jornada

Davant els dubtes generats per l’obligació del registre de jornada des del passat 12 de maig de 2019, el Ministeri de Treball ha emès un document, a títol informatiu, amb la finalitat de facilitar l’aplicació pràctica de la normativa.

Es respon a preguntes relatives a:

  1. Àmbit d’aplicació.
  2. Contingut i sistema de registre.
  3. Conservació i accés al registre.

1.- Preguntes relatives a l’àmbit d’aplicació del registre horari

A quin tipus de treballadors, sectors professionals i empreses s’aplica el registre horari?

  • S’aplica a la totalitat dels treballadors, independentment de la categoria professional, a tots els sectors d’activitats i a totes les empreses, siguin petites, mitjanes o grans.
  • S’inclouen també els treballadors “mòbils”: comercials, temporals, treballadors a distància, o qualsevol altre que desenvolupi l’activitat total o parcialment fora del centre de treball de l’empresa.

Peculiaritat o Excepcions:

Relacions laborals de caràcter especial (estan sotmesos a l’establert en la seva normativa específica) :

  • Personal d’alta direcció, servei de la llar, penats en institucions penitenciàries, esportistes professionals, artistes en espectacles públics, personal que intervé en operacions mercantils per compte d’un o més empresaris sense assumir el risc, treballadors discapacitats que presten serveis en centres especials d’ocupació, menors sotmesos a mesures d’internament per el compliment de la seva responsabilitat penal, residència per la formació d’especialistes en Ciències de la Salud, Advocats que presten serveis en despatxos d’advocats individuals o col·lectius, professors de religió, cooperants internacionals per el desenvolupament.
  • En el supòsit de treballadors que, no essent estrictament personal d’alta direcció (comandaments Inter mitjos, càrrecs de confiança o amb responsabilitats especials) tenen pactat un règim de “lliure disponibilitat del temps de treball” o perquè forma part de les seves obligacions la plena disposició horària, cal també registrar la jornada diària. En aquests casos s’haurà acreditar l’acord de disponibilitat horària.

Treballadors que tenen un règim específic o particular:

  • Treballadors contractats a temps parcial (ja existia l’obligació de registre amb anterioritat).
  • Treballadors “mòbils” que actualment ja tenen registres específics regulats sobre jornades especials de treball: determinats transports per carretera, treballadors de la marina mercant i d’altres del transport ferroviari.

Respecte d’altres relacions o prestacions de treball excloses de l’àmbit d’aplicació de l’Estatut dels Treballadors, NO EXISTEIX L’OBLIGACIÓ DEL REGISTRE HORARI.

Entre d’altres:

  • Funcionaris públics.
  • Consellers o membres d’òrgans d’administració de les empreses.
  • Treballs familiars (cònjuge, descendents, ascendents i altres parents per consanguinitat o afinitat de fins al segon grau), llevat que es tingui la condició d’assalariat.
  • Socis treballadors de cooperatives.
  • Treballadors autònoms.

En aquells casos de flexibilitat del temps de treball i de distribució irregular de la jornada, incloent-ne el treball a distància o teletreball i horaris flexibles dels treballadors, donat que les jornades diàries es poden superar i compensar amb altres jornades inferiors o temps de descans equivalent, els registres horaris que reflecteixin excessos de jornada no seran interpretats com treball extraordinari, sinó que caldrà acreditar el compliment de la jornada ordinària mensual o anual.

A qui correspon l’obligació del registre de jornada en els cas de treballadors cedits per una ett i en cas de subcontratació?

En el cas d’empreses de treball temporal, és l’empresa usuària (no la ETT), qui té la obligació de complir amb el registre diari de jornada, i haurà de conservar aquests registres durant quatre anys.

Tot i això, degut a les obligacions salarials i de Seguretat Social que tenen les ETT respecte aquests treballadors cedits, caldrà que ambdues parts (ETT i empresa usuària) estableixin procediments per el compliment dels registres.

En el casos de subcontractació, donat que el control de l’activitat és de l’empresa contractista o subcontractista (veritable ocupadora), aquesta serà la responsable del compliment de totes les obligacions laborals, així com també del registre de jornada.

Tot i això, quan els treballadors de la contractista prestin els seus serveis a l’empresa principal, ambdues empreses poden acordar utilitzar els sistemes de registre de jornada utilitzats a la principal per els seus empleats. D’aquesta manera hi ha una major fiabilitat de la jornada efectiva de treball realitzada per els empleats de la contractista, així com el seu control per aquesta última, de defectes o excessos de jornada que poden ser contraris als acordats i ser objecte de responsabilitat.

En tot cas, és obligació de la contractista conservar i mantenir la documentació dels registres diaris realitzats.

2.- Preguntes relatives al contingut i sistema de registre

Es considera temps de treball efectiu la totalitat de l’horari registrat entre l’inici i la finalització de la jornada diària?

Com es registre la jornada dels treballadors que es desplacen a altres centres o empreses clients, així com les jornades partides o altres interrupcions?

  • La obligació legal és el registre diari de la jornada de treball que ha de especificar l’horari concret d’inici i finalització de cada treballador.
  • És convenient que s’especifiqui tot allò que forma part de la mateixa jornada, com son les pauses diàries obligatòries legal o convencionalment previstes, o voluntàries, per permetre eludir la presumpció de que tot el temps entre l’inici i finalització de jornada registrada constitueix temps de treball efectiu.
  • La finalitat de regular el registre de jornada diària no és una altra que crear un marc de seguretat jurídica en les relacions entre treballadors i empresaris, així com possibilitar el control per part de la Inspecció de Treball.
  • Es tracta, d’una part, de facilitar el coneixement de la jornada real realitzada per els treballadors evitant l’exigència de jornades superiors a les legalment establertes.
  • D’altra part, si es constaten jornades extraordinàries, assegurar la seva compensació en salari o descansos en els termes aplicables, donant garantia d’abonament i cotització de les hores extraordinàries no compensades amb descans equivalent, a excepció de fórmules de flexibilitat horària.
  • En relació als treballadors desplaçats fora del centre de treball, amb o sense pernocta, s’ha de registrar de la mateixa manera el temps de treball efectiu.
  • Aquest registre no ha d’incloure els intervals de posada a disposició de l’empresa, sense perjudici de la seva compensació amb dietes o bestretes. Tot i això, és convenient en aquests casos, deixar constància expressa del còmput.

En definitiva, només té la consideració de jornada laboral a efectes del registre horari , el temps de la jornada diària que el treballador es troba en el seu lloc de treball (no anant o tornant de la feina).

Quins mitjans es poden utilitzar per el compliment de la obligació del registre de jornada?

  • La normativa no estableix una modalitat específica per el registre diari de la jornada; només especifica que cal portar-lo dia a dia i també ha d’incloure el moment d’inici i finalització de la jornada.
  • Per tant, és vàlid qualsevol sistema o mitjà, en suport paper o telemàtic, sempre que es proporcioni la informació fiable, no es pugui modificar ni manipular a posteriori, ja sigui per l’empresari o per el propi treballador.

Poden les empreses establir unilateralment sistemes propis de registre de jornada?

  • Si, dins de certs marges. Es disposa que sigui la negociació col·lectiva o acords d’empresa els que s’encarreguin de la organització i documentació del registre horari, incloent-ne tot allò que no estigui expressament regulat a l’Estatut dels Treballadors, així com el sistema concret (registres manuals, plataformes digitals, etc.), o la manera específica de complimentar-los, incorporant tots aquells aspectes que es considerin necessaris per complir la seva finalitat.

Els convenis col·lectius hauran d’incloure tots aquells aspectes relacionats amb la organització i documentació del registre horari que creguin oportuns.

  • NOMÉS EN DEFECTE DE CONVENI O ACORD COL·LECTIU correspon a l’empresari establir un sistema propi que, en tot cas, estarà sotmès als requisits legalment establerts a la normativa vigent.

Què s’entén per consulta als efectes del compliment de la obligació? És necessari en tot cas arribar a un acord?

Per consulta s’entén el que s’estableix a l’article 64.1) de l’Estatut dels Treballadors:

  • “la consulta ha de permetre als representants dels treballadors l’intercanvi d’opinions i l’obertura d’un diàleg entre l’empresari i el comitè d’empresa sobre una qüestió determinada, incloent en el seu cas, l’emissió d’un informe previ per part del mateix”.

També s’ha de tenir en compte l’establert a l’article 64.6 de l’E.T.:

  • “la informació l’haurà de facilitar l’empresari al comitè d’empresa en el seu moment, de manera i contingut apropiats, per tal de permetre als representants dels treballadors procedir a un examen adequat i preparar, en el seu cas, la consulta i l’informe, reunir-se amb l’empresari i obtenir una resposta justificada per tal d’arribar a un acord”.

3.- Preguntes sobre conservació i accés al registre

És necessari tenir algun mitjà concret de conservació? Què és l’objecte de conservació?

Es vàlid qualsevol mitjà de conservació sempre que garanteixi la fiabilitat e invariabilitat a posteriori del seu contingut, ja es tracti de suport físic o qualsevol altre que asseguri les mateixes garanties.

A diferència del registre de contractes a temps parcial, el deure de conservació s’estén als registres diaris i no es preveu la totalització dels mateixos en períodes més extensos, sense perjudici de les obligacions previstes en el cas d’hores extraordinàries.

Què vol dir que els registres han d’estar a disposició dels treballadors, els seus representants legals i de la Inspecció de Treball i de Seguretat Social?
S’han d’entregar copies als treballadors o als representants legals?

L’exigència de que estiguin a disposició vol dir que ha d’esser possible accedir als mateixos en qualsevol moment en que siguin sol·licitats per els treballadors, els seus representants o la Inspecció de Treball i Seguretat Social, garantint l’empresari el seu compliment.

En aquest sentit, vol dir que els registres han d’estar físicament al centre de treball, o bé ser accessibles des del mateix centre de manera immediata. Amb això s’evita també la possibilitat de que siguin manipulats o alterats amb posterioritat.

Aquesta condició està establerta directa i expressament a la Llei.

En relació a la obligació d’entrega o manera concreta de posada a disposició, la normativa no especifica que s’hagi de fer de la mateixa manera que els registres de jornada dels contractes a temps parcial, per tant, s’ha d’entendre per seguretat jurídica, que la permanència a disposició no implica la obligació d’entrega de còpies, excepte pacte en contra. No cal entregar al treballador individual ni als representants legals dels treballadors copia del seu registre diari (sense perjudici de facilitar la seva consulta personal).