Guia sobre el registro de jornada

Ante las dudas generadas por la obligación del registro de jornada desde el pasado 12 de mayo de 2019, el Ministerio de Trabajo ha emitido un documento, a título informativo, con el fin de facilitar la aplicación práctica de la normativa.

Se responde a preguntas relativas a:

  1. Ámbito de aplicación.
  2. Contenido y sistema de registro.
  3. Conservación y acceso al registro.

1.- Preguntas relativas al ámbito de aplicación del registro horario

¿A qué tipo de trabajadores, sectores profesionales y empresas se aplica el registro horario?

  • Se aplica a la totalidad de los trabajadores, independientemente de la categoría profesional, a todos los sectores de actividades y en todas las empresas, sean pequeñas, medianas o grandes.
  • Se incluyen también los trabajadores “móviles”: comerciales, temporales, trabajadores a distancia, o cualquier otro que desarrolle la actividad total o parcialmente fuera del centro de trabajo de la empresa.

Peculiaridad o Excepciones:

Relaciones laborales de carácter especial (están sometidos a lo establecido en su normativa específica):

  • Personal de alta dirección, servicio del hogar, penados en instituciones penitenciarias, deportistas profesionales, artistas en espectáculos públicos, personal que interviene en operaciones mercantiles por cuenta de uno o más empresarios sin asumir el riesgo, trabajadores discapacitados que prestan servicios en centros especiales de empleo, menores sometidos a medidas de internamiento para el cumplimiento de su responsabilidad penal, residencia para la formación de especialistas en Ciencias de la Salud, abogados que prestan servicios en despachos de abogados individuales o colectivos, profesores de religión, cooperantes internacionales para el desarrollo.
  • En el supuesto de trabajadores que, no siendo estrictamente personal de alta dirección (mandos Inter medios, cargos de confianza o con responsabilidades especiales) tengan pactado un régimen de “libre disponibilidad del tiempo de trabajo” o porque forma parte de sus obligaciones la plena disposición horaria, deberán también registrar la jornada diaria. En estos casos deberán acreditar el acuerdo de disponibilidad horaria.

Trabajadores que tienen un régimen específico o particular:

  • Trabajadores contratados a tiempo parcial (ya existía la obligación de registro con anterioridad).
  • Trabajadores “móviles” que actualmente ya tienen registros específicos regulados sobre jornadas especiales de trabajo: determinados transportes por carretera, trabajadores de la marina mercante y otros del transporte ferroviario.

Respecto de otras relaciones o prestaciones de trabajo excluidas del ámbito de aplicación del Estatuto de los Trabajadores, NO EXISTE LA OBLIGACIÓN DEL REGISTRO HORARIO.

Entre otros:

  • Funcionarios públicos.
  • Consejeros o miembros de órganos de administración de las empresas.
  • Trabajos familiares (cónyuge, descendientes, ascendientes y demás parientes por consanguinidad o afinidad hasta el segundo grado), a menos que se tenga la condición de asalariado.
  • Socios trabajadores de cooperativas.
  • Trabajadores autónomos.

En aquellos casos de flexibilidad del tiempo de trabajo y de distribución irregular de la jornada, incluyendo el trabajo a distancia o teletrabajo y horarios flexibles de los trabajadores, dado que las jornadas diarias se pueden superar y compensar con otras jornadas inferiores o tiempo de descanso equivalente, los registros horarios que reflejen excesos de jornada no serán interpretados como trabajo extraordinario, sino que habrá que acreditar el cumplimiento de la jornada ordinaria mensual o anual.

¿A quien corresponde la obligación del registro de jornada en los caso de trabajadores cedidos por una ett y en caso de subcontratación?

En el caso de empresas de trabajo temporal, es la empresa usuaria (no la ETT), quien tiene la obligación de cumplir con el registro diario de jornada, y deberá conservar estos registros durante cuatro años.

Sin embargo, debido a las obligaciones salariales y de Seguridad Social que tienen las ETT respecto estos trabajadores cedidos, será necesario que ambas partes (ETT y empresa usuaria) establezcan procedimientos para el cumplimiento de los registros.

En los casos de subcontratación, dado que el control de la actividad es de la empresa contratista o subcontratista (verdadera empleadora), esta será la responsable del cumplimiento de todas las obligaciones laborales, así como también del registro de jornada.

Aun así, cuando los trabajadores de la contratista presten sus servicios a la empresa principal, ambas empresas pueden acordar utilizar los sistemas de registro de jornada utilizados en la principal para sus empleados. De este modo hay una mayor fiabilidad de la jornada efectiva de trabajo realizada por los empleados de la contratista, así como su control por esta última, de defectos o excesos de jornada que pueden ser contrarios a los acordados y ser objeto de responsabilidad.

En todo caso, es obligación de la contratista conservar y mantener la documentación de los registros diarios realizados.

2.- Preguntas relativas al contenido y sistema de registro

¿Se considera tiempo de trabajo efectivo la totalidad del horario registrado entre el inicio y la finalización de la jornada diaria?

¿Cómo se registra la jornada de los trabajadores que se desplazan a otros centros o empresas clientes, así como las jornadas partidas u otras interrupciones?

  • La obligación legal es el registro diario de la jornada de trabajo que ha de especificar el horario concreto de inicio y finalización de cada trabajador.
  • Es conveniente que se especifique todo lo que forma parte de la misma jornada, como son las pausas diarias obligatorias legal o convencionalmente previstas, o voluntarias, para permitir eludir la presunción de que todo el tiempo entre el inicio y finalización de jornada registrada constituye tiempo de trabajo efectivo.
  • La finalidad de regular el registro de jornada diaria no es otra que crear un marco de seguridad jurídica en las relaciones entre trabajadores y empresarios, así como posibilitar el control por parte de la Inspección de Trabajo.
  • Se trata, de una parte, facilitar el conocimiento de la jornada real realizada por los trabajadores evitando la exigencia de jornadas superiores a las legalmente establecidas.
  • Por otra parte, si se constatan jornadas extraordinarias, asegurar su compensación en salario o descansos en los términos aplicables, dando garantía de abono y cotización de las horas extraordinarias no compensadas con descanso equivalente, a excepción de fórmulas de flexibilidad horaria.
  • En relación a los trabajadores desplazados fuera del centro de trabajo, con o sin pernocta, se registrará de la misma manera el tiempo de trabajo efectivo.
  • Este registro no debe incluir los intervalos de puesta a disposición de la empresa, sin perjuicio de su compensación con dietas o anticipos. Sin embargo, es conveniente en estos casos, dejar constancia expresa del cómputo.

En definitiva, sólo tiene la consideración de jornada laboral a efectos del registro horario, el tiempo de la jornada diaria que el trabajador se encuentra en su lugar de trabajo (no yendo o volviendo del trabajo).

¿Qué medios se pueden utilizar para el cumplimiento de la obligación del registro de jornada?

  • La normativa no establece una modalidad específica para el registro diario de la jornada; sólo especifica que hay que llevarlo día a día y también debe incluir el momento de inicio y finalización de la jornada.
  • Por lo tanto, es válido cualquier sistema o medio, en soporte papel o telemático, siempre que se proporcione la información fiable, no se pueda modificar ni manipular a posteriori, ya sea por el empresario o por el propio trabajador.

¿Pueden las empresas establecer unilateralmente sistemas propios de registro de jornada?

  • Si, dentro de ciertos márgenes. Se dispone que sea la negociación colectiva o acuerdos de empresa los que se encarguen de la organización y documentación del registro horario, incluyendo todo aquello que no esté expresamente regulado en el Estatuto de los Trabajadores, así como el sistema concreto (registros manuales, plataformas digitales, etc.), o el modo específico de cumplimentarlos, incorporando todos aquellos aspectos que se consideren necesarios para cumplir su finalidad.

Los convenios colectivos deberán incluir todos aquellos aspectos relacionados con la organización y documentación del registro horario que crean oportunos.

  • SÓLO EN DEFECTO DE CONVENIO O ACUERDO COLECTIVO corresponde al empresario establecer un sistema propio que, en todo caso, estará sujeto a los requisitos legalmente establecidos en la normativa vigente.

¿Qué se entiende por consulta a los efectos del cumplimiento de la obligación? ¿Es necesario en todo caso llegar a un acuerdo?

Por consulta se entiende lo que se establece en el artículo 64.1) del Estatuto de los Trabajadores:

  • “La consulta debe permitir a los representantes de los trabajadores el intercambio de opiniones y la apertura de un diálogo entre el empresario y el comité de empresa sobre una cuestión determinada, i en su caso, la emisión de un informe previo por parte del mismo “.

También se debe tener en cuenta lo establecido en el artículo 64.6 del E.T .:

  • “La información la deberá facilitar el empresario al comité de empresa en su momento, de forma y contenido apropiados, a fin de permitir a los representantes de los trabajadores proceder a un examen adecuado y preparar, en su caso, la consulta y el informe, reunirse con el empresario y obtener una respuesta justificada a fin de llegar a un acuerdo “.

3.- Preguntas sobre conservación y acceso al registro

¿Es necesario tener algún medio concreto de conservación? ¿Qué es el objeto de conservación?

Es válido cualquier medio de conservación siempre que garantice la fiabilidad y invariabilidad a posteriori de su contenido, ya se trate de soporte físico o cualquier otro que asegure las mismas garantías.

A diferencia del registro de contratos a tiempo parcial, el deber de conservación se extiende a los registros diarios y no se prevé la totalización de los mismos en periodos más extensos, sin perjuicio de las obligaciones previstas en el caso de horas extraordinarias.

¿Qué significa que los registros deben estar a disposición de los trabajadores, sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y de Seguridad Social?
¿Se deben entregar copias a los trabajadores o los representantes legales?

La exigencia de que estén a disposición significa que debe ser posible acceder a los mismos en cualquier momento en que sean solicitados por los trabajadores, sus representantes o la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, garantizando el empresario su cumplimiento.

En este sentido, significa que los registros deben estar físicamente en el centro de trabajo, o bien ser accesibles desde el mismo centro de forma inmediata. Con ello se evita también la posibilidad de que sean manipulados o alterados con posterioridad.

Esta condición está establecida directa y expresamente a la Ley.

En relación a la obligación de entrega o forma concreta de puesta a disposición, la normativa no especifica que deba hacerse de la misma manera que los registros de jornada de los contratos a tiempo parcial, por lo tanto, debe entenderse por seguridad jurídica, que la permanencia a disposición no implica la obligación de entrega de copias, salvo pacto en contrario. No hay que entregar al trabajador individual ni a los representantes legales de los trabajadores copia de su registro diario (sin perjuicio de facilitar su consulta personal).